“像花钱一样花时间”丨用效率甩开80%的人- 济南微生活

“像花钱一样花时间”丨用效率甩开80%的人

2020年07月31日 12:52 浏览：52 来源：美赞科技

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你是否注意到了：同样的工作，不同的人完成起来速度大有差异。

桥水基金创始人Ray Dalio 在他的著作《原则》（《Principles》）中说，进化是一切的驱动力——每个人，每个组织都在追求自身的进化。进化的步骤可以简化为5个流程，目标-问题-诊断-设计-行动。反复交替，螺旋上升。

基于此，勤于试错的人和组织无疑能够更快地实现「进化」。快速试错意味着有繁多的事务要处理，因此，时间管理、精力管理的概念才会在当下无比重要。

好的效率工具，是帮你实现目的，而不打扰你，不增加你的适应与学习成本，不让你在红点或者卡顿中产生负面情绪。借助好的工具，合理配比自己的时间，管理自己的精力，把事情安排得妥妥当当，才能成为快速进化的高效能人士。

“高效能人士”正在通过时间管理提升效率，通过用好工具举重若轻，甚至通过套路节约精力。读完这篇文章，让你用效率甩开80%的人。

一、像花钱一样花时间

优化工作中的时间配比

时间是最宝贵的资源，合理的资源分配可以产生最大化的价值。推荐用二八原则来重新配比工作时间——为20%最重要的人和事投入80%的精力，剩下80%的琐事，只需要花20%的精力。哪些工具可以让我们更好地践行此法呢？

1.如何面对信息的“红点焦虑”？

标记聊天，稍后处理

每次开会结束，就能发现手机里无数红点，信息扑面而来。

在企业微信中，对于并非「重要又紧急」的琐碎事情，可以“把该条消息右划”、变成”标记的聊天”，晚点统一时间集中处理。

2.在七嘴八舌的群聊中，如何针对性回复

群聊中，大家快速抛出自己的观点，你回答同意或者不同意，大家很难理解是针对哪一条。

在企业微信群聊中，如果你想针对某一条重要消息进行回复，只需要“按住那条消息，轻轻右划”，就可以指定回复它。

3.重要文件在群内置顶，减少重复询问

群里如果有文件需要经常翻阅，是否每次都要花时间去找？效率就是要对重复的琐碎宣战：用企业微信置顶消息，不论是文件、链接、还是红包，都可以长按消息置顶，随时取用。

4.日程与待办

上面三个操作只是入门技巧，日程与待办才是时间管理的硬核工具——毕竟大脑是用来思考的，不是用来记忆的。

「日程」一般是重要且跟别人约好要开的会议，而「待办」则像一个提醒你的to do list，在企业微信，把定好的事项放进「日程」，顺便把事项相关的同事勾选上，时间到了，大家就会收到企业微信自动提醒。把零散易忘的to do list写进「待办」。

高阶玩法是：先定日程，在日程的空隙，处理待办。你能从此告别时间管理的一切焦虑。

二、即学即用的约会“套路”

糟糕的会议组织就是时间杀手，因为会消耗掉会议开始那10分钟的“高效时段”。既然开会不可避免，不如早早学会“套路”，让会议5秒内，开始正题。

开会三步：约时间、拉同事、投文件。

1.约时间-自动查询大家共同的空档时间

不用问“你什么时候有空”？也不用再问一群人“今天下午2：00有空吗”。在企业微信群内用「约时间」功能，可以快速了解大家是否有空，并实现自动统计。

时间定好了，在企业微信中长按对话，让「日程」按钮来帮你直接约会，一键选择群内全员，或者自助打勾选择部分成员。保存日程后，自动发送给与会者，告别繁琐的会议号、邮件。还能跟OUTLOOK日历自动同步！“日历控”们请放心使用。

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2.马上开会讨论一下？

有好想法需要马上讨论？在企业微信里可以随时随地无边界自由开会，通过群聊输入框下方的会议按钮，或者企业微信第一屏右上角的云朵按钮，立即开会，爽滑。

支持300 人音频视频会议，会议链接发到微信群里，跨公司跨团队也能开会。

3.会议共享屏幕，投放PPT

会议前最好准备好资料，用企业微信会议，共享屏幕、演示文件。演示者控制翻页，所有人进度一致，每个人都能自由放大缩小，小箭头就像会议室的激光笔，可以用来实时标示重点，虽相隔千里，却如比肩而立。

三、精心挑选工具

协作其实很轻松

人类因为会打造和使用“工具”而与众不同，在琳琅满目的工具中选择几件趁手的，并和同事一起用，享受事半功倍的乐趣。

1.发送大文件 -4G大文件，咻！

企业微信作为老牌通讯工具制造大厂腾讯出品的在线办公工具，传输大文件非常快，这是需要硬核技术支撑的基础能力，而相比起来，市面上许多工具在这方面都囊中羞涩。企业微信支持同公司局域网加速，不会自动压缩视频、图片的大小，4G大的文件，咻一下就发送。

2.企业微信微文档 -多人协作，高效协同！

在线文档指的是多人可同时查看、同时编辑一份保存在云端的文件，最新的版本会同步给每个人，不用再V1、V2、V3版本每次修改都发来发去了。

（1）企业微信在线文档可以多人同时编辑，开例会的时候，每个人都可以记录自己的to do list，会议开完了，会议纪要也写完了。

（2）历史版本自动保存，可恢复，不用担心错删回不去。

（3）文档可以边写边讨论，在文档中也能直接@同事，与通讯录、聊天的融合天衣无缝。

（4）企业微信微文档有强大的隐私权限控制，可以设置允许访问的人员范围，还能开水印、设置不允许复制。即使文件被恶意转发，没有权限的人即使收到也没法偷看。最大程度保障企业级的信息安全。

3.微盘

把工作文件放在一处，和项目相关的同事可以直接取用，还能云端同步最新版本。企业微信微盘就是这样人狠话不多的存在，不论到哪里，用什么设备，登录企业微信，微盘里的最新版本资料它就在那里，不悲不喜。

4.效率工具就在手边

工具很多，如果能被装在一个手边的“抽屉”里，可以随时取用，就很COOL。

在企业微信聊天中，界面右边就是你的抽屉，轻轻滑动，即可拉出，把你最常用的ICON装在里面，好用的工具随时在手边待命。

四、平衡好工作与生活

最值得爱惜的是精力

没有人能将生活与工作彻底分开，要学会平衡与取舍的艺术，而时间管理的本质其实是精力管理。精力管理的第一步是把工作与生活的关系都处理好，然后，工作时全情投入，休息时尽情享受。

1.工作关系，加企业微信

大部分时候工作中的关系，需要最高效的交流、开会、发文件，无需附带朋友圈互相点赞。企业微信是唯一能与微信互相加好友的商务办公软件，工作的事情，可以直接用企业微信通过对方的好友申请。不论是客户、还是合作伙伴，都能以职业的一面相见。

把微信，留给你的家人和朋友。

2.休息一下

在企业微信中开启休息一下，可以选择1小时内不再被工作消息打扰，或者休息到明天一早。工作时全情投入，休息时也要尽情享受。

3.工作签名 - 给自己幽默一下

出差、休假、在跑马拉松……都可以设置工作签名，让同事了解你的工作状态，更好地与你打配合。

时间管理的秘密，不外乎习惯和工具，当我们从工作中勤于反思，形成处理琐碎工作的固定套路，并且挑选合适趁手的工具，便能聚沙成塔，真正与人拉开差距。高效能的人生，简单就是强大。